社内コミュニケーションの重要性と活性化施策とは？会話が弾む「社長のおごり自販機」の紹介
アフター・コロナの時代になり、一時的にテレワークを実施してきた企業も出社回帰の流れが起きる中、企業の付加価値向上や従業員のワークライフバランスの向上といった課題に応える働き方として、リモートワークとオフィスワークのそれぞれの長所を生かしたハイブリッドワークを進める企業が増えました。そういった就労環境の変化により、従来とは社内コミュニケーションのスタイルが変化しています。対面でのコミュニケーションの機会が減るなかで離職率の上昇や業務の効率低下などの課題を抱えている企業の方も多いのではないでしょうか。
この記事では、雑談を含めた社内コミュニケーションが重要視される理由をはじめ、活性化することで生まれるメリットや活性化のための具体的な方法、事例を紹介します。
目次
職場におけるコミュニケーションとは？
仕事を円滑に進めるうえで人との関わり合いは欠かせません。職場においては特に従業員同士が良好な関係を築くことが大切です。
では社内コミュニケーションといったとき、具体的には何を指しているのでしょうか。難しく考えがちですが、実は誰もが無意識に行っているもので、社内で日常的に行われている会話や情報交換、情報共有、意見交換などを指します。
仕事に関係した話が中心ですが、休憩時間などに交わされる「雑談」も実は重要な社内コミュニケーションの一つです。直接仕事とは関係なくても雑談によって気分転換やリラックス、仕事のアイデアが浮かぶきっかけになったり従業員同士の絆が深まったりします。
社内コミュニケーションに含まれるのは同期や同僚といった「ヨコ」の関係だけではありません。上司と部下といった「タテ」の関係や、他部署の先輩後輩などの「ナナメ」の関係も含まれ、部署全体で行うミーティングや1対1の面談、部署をまたいだ社内イベントなどコミュニケーションの形はさまざまです。
社内コミュニケーションの重要性
多くの仕事は上司や同僚、部下、時には他の部署とも連携してチームワークで進めます。仕事の情報を共有したり指示を仰いだり判断したり、仕事を円滑に進めるためにはコミュニケーションが欠かせません。職場におけるコミュニケーションが不足すると適切に情報共有が行われず、仕事にマイナスの影響が表れる場合もあります。企業活動を円滑に進めていく上で、従業員同士の良好なコミュニケーションを保つことはとても重要です。
ここでは、社内コミュニケーションのメリットと不足している場合の改善策を紹介します。
従業員のコミュニケーションが活性化するメリット
コミュニケーションが活性化するとさまざまなメリットがありますが、代表的なものを以下で解説します。
生産性が向上する
社内コミュニケーションが円滑な企業においては情報共有や意見交換がスムーズに行われます。新商品の開発や売上アップなど共通の目標に向かって、役割分担や協力関係が築きやすくなります。問題や課題があればすぐに情報が共有され、解決に向けた取り組みにもチーム全体で当たれるでしょう。コミュニケーションが活性化することで良好なチームワークにつながり、それが生産性の向上にも貢献します。
従業員のモチベーションアップにより業務の効率化が図れる
仕事の進め方について改善のための意見を上司に伝えたくても、機会がなかったり伝えても軽くあしらわれたりすれば仕事へのモチベーションは下がってしまいます。自分の意見が通らなくても気軽に意見交換できる機会があるだけで、働く意欲が高まる場合もあります。モチベーションのアップは業務の効率化につながります。
従業員の満足度の向上が顧客満足度や企業収益の向上につながる
社内コミュニケーションが活性化すると異なる部署間の関係も良くなります。それによって商品に対する顧客の意見や不満が特定の部署だけでなく商品開発や営業など他部署にも共有されやすくなります。結果的に顧客満足度が上がり、収益の向上につながる可能性もあります。
従業員の定着率が向上する
仕事についての意見や悩み、反論などが自由に言える雰囲気がなければ従業員のストレスはたまってしまいます。雑談さえもしにくい環境は息が詰まってしまうでしょう。社内のギスギスした人間関係が従業員の定着率を阻害してしまう可能性もあります。自由に発言できる環境や悩みを相談しやすい人間関係があればずっとこの会社で働きたいと考える人が増え、定着率の向上にもつながります。
従業員のコミュニケーション不足を改善するには
社内コミュニケーションが活性化するとさまざまなメリットがあります。逆にコミュニケーションが不足すると業務効率や生産性、顧客満足度の低下、離職率の上昇といったデメリットが生じる可能性があります。
コミュニケーション不足を改善するにはどうしたらいいのでしょうか？コミュニケーションに関する実態調査などでは、気軽な日常会話や雑談の重要性が指摘されています。
例えば、一般社団法人日本経営協会による調査「ビジネス・コミュニケーション白書2021」では、職場内のコミュニケーション改善に必要なこととして最も多く挙げられたのが「日常の会話（41.8％）」でした。次いで多かったのが「必要とする情報が共有できる環境（41.0%）」、以下「対面での話し合いの機会（24.2%）」「風通しの良い風土（22.4%）」「相手理解や心遣いの意識（20.6％）」と続きます。
また、日本能率協会マネジメントセンター（JMAM）による「データで見るコロナ禍における『コミュニケーション』の実態調査」でも明らかになっています。この調査では、あいさつや声かけ、報告、議論、雑談などさまざまなコミュニケーションスタイルのうち、仕事を進めるなかで「雑談」「相談」を通じて対話の機会を増やしたいと思っている人の多いことがわかりました。
社内コミュニケーション活性化のアイデア集！交流の場やツール、イベントを活用しよう
社内コミュニケーションを活性化させるためにどのような方法があるのか、具体的なアイデアを紹介します。
1.気軽に雑談ができる環境、雰囲気づくりのためにマグネットスペースを設ける
磁石に引き寄せられるがごとく「自然と人が集まる場所」を指してマグネットスペースといいます。コピーコーナーやリフレッシュスペースなど、さまざまな部署の人が集まるスペースに自動販売機や簡易式の机を設置して意識的に会話が生まれやすい空間を設ける方法もあります。オフィスカフェやオフィスバーなどもその一つといえます。
2.社内イベントの開催
他部署とのランチ会や運動会、バーベキュー大会、ファミリーイベントなど従業員同士が親睦を深められるイベントを定期的に開催して、親睦を深めるのもおすすめです。
3.上司と部下との1on1ミーティングや社長と従業員とのシャッフルランチ
「タテ」の人間関係を深めるために従業員の意見を聞くチャンスを設けたり経営層と従業員が顔を合わせる機会をつくったりすることも大切です。ミーティングなどは堅苦しくなりがちなので、経営層と従業員とのシャッフルランチなどを実施している企業もあります。
4.コミュニケーションツールの導入
電話やメールよりも即座にやり取りできるチャットツールや社内SNS、グループウェアなどを利用する企業が増えています。テレワークが主体の会社では、自分のアバターを動かして同僚や上司と自由にコミュニケーションできるバーチャルオフィスツールを導入する企業も増えています。
5.フリーアドレス制への変更
オフィスレイアウトの見直しによって、いろいろな社内の人間と交流できるようになります。
6.他部門や他事業所間との連携を深めるための研修など
全国各地の事業所が対面あるいはオンラインで集まり、業務報告の場を設けるのも一つの方法です。オフラインで集まるのは大変ですが、オンラインのコミュニケーションツールを活用することで遠隔地の従業員同士が気軽に交流できるようになります。
このほか、自動販売機を活用して社内コミュニケーションの活性化を図ろうというユニークな試みもあります。
【社長のおごり自販機】社内の「雑談」を増やす取り組み事例を紹介
社内のコミュニケーションの中で、最近「雑談」が見直されつつあります。これまでの日本企業は、同じ場所で働く中での“あうん”の呼吸が成立してきた部分があります。しかし、組織を構成する人やコミュニケーション手段が多様になればなるほど、メンバー間での共通認識をつくるところからコミュニケーションを始めていく必要が出てきました。そういった共通認識を作り出すうえで、雑談が組織に与える影響は大きいものです。
当社の「社長のおごり自販機」は、2人で従業員証を同時にタッチすると飲料が無料でもらえる特別な自販機です。無料での利用には誰かを誘う必要があるため、自販機までの移動中に自然と雑談が発生し社内コミュニケーションが活性化されるため、導入いただく企業が増えています。導入後のサービス利用率は96％。さらに、導入企業への調査では利用した人の84%が「コミュニケーションのきっかけになった」と感じ、86％が「周囲に相談しやすくなった」としています。
雑談はどういった状況で生まれやすいのか、雑談研究者 清水崇文氏（上智大学 言語教育研究センター教授）の監修のもと、設置企業120社へアンケート調査を実施しました。また、「社長のおごり自販機」の利用方法と合わせて分析した結果、「雑談がちょっと生まれやすくなる5条件」が浮かび上がってきました。
- 1.終わりの時間がよめる
- 2.ながら・ついで
- 3.共同作業
- 4.目の前にある共通の話題
- 5.適度な距離でヨコ並び
「社長のおごり自販機」は雑談が生まれやすい条件を満たしており、今の時代に合ったコミュニケーションツールの一つといえます。
【A社の導入事例】従業員の働きがい向上を目指して全国の事業所へ導入！
ハイブリッドワークの普及で出社率が減ったことにより、チームや部署、プロジェクト内において「ちょっとした相談」の機会が減少。出社時のコミュニケーション創出を目的として、まず、北海道の事業所に「社長のおごり自販機」を導入。今まであまり会話の機会がなかった人同士で「おごり行きませんか？」と声をかけ合うケースが増え、自販機がきっかけで「会社に行くのが楽しみになった」という人も！
人が唯一の現実財産というA社では従業員が働きがいを感じる取組が必要だと考えており、福利厚生の一環として「社長のおごり自販機」を全国の事業所に導入したとのことです。
【B社の導入事例】仕事は団体戦 一体感のためにコミュニケーションを大切に
各部門の専門性、独立性が高く、他領域との接点が少ないという課題があったB社では、領域をまたいだコミュニケーションを活性化する目的で「社長のおごり自販機」を導入。食堂内に設置しているため、食事や一息つくタイミングでの利用が多いほか、会議後にチャットで他部署の従業員を誘う人もいるようです。
【C社の導入事例】いつでも人が集まるマグネットスペースへ進化！
これまでC社では人とのコミュニケーションのなかから新しいアイデアを生み出してきました。それがコロナ禍でコミュニケーションの機会が減少し、それを打開するために取り入れたのが「社長のおごり自販機」でした。従業員だけでなく、協力会社、取引先の人にも利用してもらいたいという意向から、マグネットスペースに設置。それまでは「夜」にバーとして活用されていたスペースが、自販機の導入によって昼夜を問わないコミュニケーションスペースに進化したとのことです。
まとめ
企業活動を円滑に進めていく上で、従業員同士の良好なコミュニケーションを保つことは重要です。社内コミュニケーションが円滑になると従業員のモチベーションの向上や業務の効率化、顧客にとっていい商品の開発につながるなど結果的には企業の業績向上にもつながります。社内コミュニケーションを活性化する施策はさまざまですが、ここでは導入も簡単で雑談のきっかけを生み出しやすい「社長のおごり自販機」の例を紹介しました。タッチ部分の表示など独自のカスタマイズも可能です。社内のコミュニケーションに課題を抱えている方はぜひご相談ください。